Pareto principas (80:20)
Pareto principas tvirtina, kad 20 proc. pastangų duoda 80 proc. rezultatų, o likę 80 proc. pastangų – tik 20 proc. rezultatų. Šį principą 1906 metais suformulavo italų ekonomistas Vilfredas Paretas.
Jis pastebėjo, kad 20 proc. italų valdo 80 proc. nacionalinio turto. Šis pastebėjimas ir tapo garsiojo dėsnio pagrindu. Jis daugiafunkcinis ir taikomas daugeliui žmogaus veiklos sričių, kur nedidelis ko nors kiekis iš esmės daro įtaką kur kas didesniam kiekiui.
Kai jūs analizuojate planus, situacijas ir tikslus, taisyklė 80:20 padeda išgryninti vertingiausią veiklą.
Jeigu kada nors laikėtės dietos, gydytojas dietologas tikriausiai patarė jums kruopščiai skaičiuoti kiekvieną gabalėlį, kuris įkrenta į jūsų burną: sąžiningai užsirašinėti ir sumuoti kiekvienos kruopelytės kalorijas. Kodėl?
Reikalas toks: tarp to, ką, kaip mums atrodo, suvalgome per dieną, ir to, ką suvalgome realiai, egzistuoja didelis skirtumas. Visokie užkandžiavimai, saldainiukai, sausainiukai „sueina” nepastebimai, o jie susideda į tokią kalorijų sumą, kokios mes net nepageidaujame sau pripažinti. Tas pats pasakytina ir apie darbo dieną. Mus kai kas blaško, mes užsiimame kai kuo neesminiu, o galiausiai šie trukdymai užima didelę darbo laiko dalį.
- 20 proc. klientų (prekių) atneša 80 proc. apyvartos arba pelno.
- 20 proc. klaidų išprovokuoja 80 proc. nuostolių.
Pareto principas laiko valdymo atžvilgiu atrodo taip: 80 procentų išeikvoto laiko (daug antraeilių problemų) – 20 proc. galutinio rezultato. 20 proc. išeikvoto laiko (keletas gyvenimiškai svarbių problemų) – 80 proc. galutinio rezultato.
Kalbant apie kasdienį darbą, tai reiškia, kad neverta pradėti nuo malonių, lengvų, nedidelių reikalų, reikalaujančių minimalių jėgų. Būtina išsidėlioti užduotis pagal jų svarbą. Pirmiausiai – tie nedaugelis gyvybiškai svarbių problemų, o paskui – likusios daugybė antraeilių užduočių.
Nuoseklus Pareto principo taikymas tampa realus, jeigu analizuotume visas užduotis pagal jų indėlį į galutinį rezultatą ir išdėliotume jas pagal АВС kategorijas.
АВС planavimas
ABC analizė išplaukia iš patyrimo, kuris rodo, kad procentinis svarbesnių ir mažiau svarbių reikalų santykis visada maždaug vienodas. Naudojant raides A,B,C visos užduotys suskirstomos į tris klases pagal jų svarbą ir jų santykį su profesiniais bei asmeniniais tikslais.
Daugelis vadovų jau naudojasi šiuo principu ir imasi pirmiausiai svarbiausių reikalų. Jie planuoja savo laiką pagal užduočių svarbą, o ne jų santykinį svorį.
Pagal ABC analizę rekomenduojama iš pradžių užsiimti darbais, priklausančiais grupei А (svarbiausiais ir duodančiais didžiausią rezultato dalį).
Eizenhauerio principas
Užuot darę išties svarbų darbą, mes dažnai eikvojame laiką ir energiją skubiems, tačiau mažiau svarbiems reikalams. Paklauskite savęs:
* Ar aš turiu įprotį mestis nuo vienos skubios užduoties prie kitos?
* Ar dėl to nelieka kai kurie svarbūs darbai nepadaryti iki galo?
Amerikiečių generolas, politikas, prezidentas Dvaitas Eizenhaueris pasiūlė paprastą matą greitiems sprendimams priimti. Pagal jo principą, prioritetai nustatomi pagal skubumo ir svarbos kriterijus.
Visus darbus, kuriuos privalote padaryti, galima suskirstyti į keturias kategorijas.
1. Skubūs ir svarbūs darbai. Akivaizdu, kad jų reikia imtis pirmiausiai.
2. Skubūs, tačiau nesvarbūs darbai. Problema ta, kad dėl savo skubumo šiuos darbus stengiamės dirbti taip, tarsi jie būtų labai svarbūs, naudodami visas savo jėgas ir dėmesį. Jeigu kas nors ne taip jau ir svarbu, tai reikia daryti labai greitai arba galbūt deleguoti kam nors.
3. Neskubūs, bet svarbūs reikalai. Dėl to, kad tai nelabai skubu, šie reikalai dažnai atidėliojami į šalį, nes šį momentą jūs užsiėmę kitais darbais, skubesniais, bet galbūt mažiau svarbiais. Pavojus tas, kad netikėtai tas darbas tampa labai skubus. Kadangi tai svarbus reikalas, jį reikia atlikti kruopščiai ir neskubant, tačiau laiko jau trūksta. Tai ideali užduotis deleguoti.
4. Neskubūs ir nesvarbūs darbai. Labai dažnai šios kategorijos darbai užima jūsų stalą, užverstą popieriais.Daugelis iš tų, kurie skundžiasi laiko trūkumu, yra užsiėmę būtent šiais reikalais. Jeigu jums iš tikrųjų reikia juos padaryti, skirkite jiems kuo mažiau laiko.
Pagrindiniai Pareto taisyklės teiginiai
- Svarbių faktorių nedaug, o trivialių faktorių daugybė – tik vienetiniai veiksniai priveda prie svarbių rezultatų.
- Didžioji dalis pastangų neduoda laukiamų rezultatų.
- Tai, ką mes matome, dažniausiai skiriasi nuo to, ką gauname, – visada yra paslėptų jėgų.
- Įprastai labai sudėtinga aiškintis, kas vyksta, o dažniausiai ir nereikia: svarbu tik žinoti, ar jūsų idėja veikia, ar ne, ir ją keisti taip, kad ji veiktų, o toliau palaikyti situaciją tol, kol idėja nustos veikti.
- Daugumą sėkmingų įvykių lemia mažas kiekis našių jėgų; daugumą nemalonumų lemia mažas kiekis našių jėgų.
- Didžioji dalis darbo, grupėje ar individualiai, paprasčiausiai yra nenaudinga ir nepadeda siekti rezultato.
