Banke viskas prasideda nuo parašo. Sąskaitos atidarymas, paskolos sutartis, kortelės užsakymas, investicinio profilio anketa – kiekvienas žingsnis reikalauja kliento parašo. Ilgą laiką tai reiškė vizitą į skyrių, eilę prie langelio ir krūvą popierių. Elektroninis parašas šį modelį keičia iš esmės – klientas gali viską sutvarkyti nuotoliniu būdu, o bankas gauna teisinę galią turintį dokumentą per kelias minutes.
Kodėl finansų sektorius perėjo pirmas?
Bankai ir kredito unijos buvo tarp pirmųjų, pradėjusių aktyviai naudoti elektroninį parašą. Priežastis paprasta – jų veikla sukuria milžinišką dokumentų srautą. Vienas klientas per metus gali pasirašyti dešimt ir daugiau dokumentų: nuo sutarčių iki sutikimų dėl duomenų tvarkymo.
Kai aptarnauji šimtus tūkstančių klientų, net nedidelis laiko sutaupymas prie kiekvieno dokumento virsta tūkstančiais sutaupytų darbo valandų per metus. O kai prie to pridedi kliento patirtį – niekas nenori pusę dienos praleisti banko skyriuje dėl vieno parašo – motyvacija diegti elektroninį parašą tampa akivaizdi.
Kaip tai veikia praktikoje?
Tipinis scenarijus atrodo taip. Klientas interneto banke arba mobiliojoje programėlėje pateikia paraišką paskolai. Sistema suformuoja sutartį su visais reikalingais duomenimis. Klientas peržiūri dokumentą ekrane ir pasirašo mobiliuoju parašu arba Smart-ID. Pasirašyta sutartis automatiškai patenka į banko dokumentų valdymo sistemą. Viskas įvyksta per kelias minutes, niekam neišėjus iš namų.
Toks pat procesas taikomas ir paprastesniems veiksmams: sutikimui dėl sąlygų pakeitimo, papildomos paslaugos aktyvavimui, įgaliojimo suteikimui artimajam. Anksčiau kiekvienas iš šių veiksmų reikalavo fizinio apsilankymo. Dabar – kelių paspaudimų telefone.
Kredito unijos, kurios dažnai aptarnauja mažesnius regionus ir turi ribotą skyrių tinklą, gauna ypatingą naudą. Narys, gyvenantis kaime už 40 kilometrų nuo artimiausio skyriaus, gali pasirašyti dokumentus nuotoliniu būdu, neskiriant pusės dienos kelionei.
Reguliavimas ir saugumas
Finansų sektorius yra vienas griežčiausiai reguliuojamų. Bankai negali naudoti bet kokio elektroninio parašo – jiems reikalingas aukštas saugumo lygis. Todėl dauguma Lietuvos bankų ir kredito unijų naudoja kvalifikuotą elektroninį parašą per mobilųjį parašą arba Smart-ID.
Kvalifikuotas parašas pagal eIDAS reglamentą prilygsta ranka rašytam parašui ir yra pripažįstamas visose ES šalyse. Tai svarbu bankams, kurie veikia keliose rinkose arba aptarnauja klientus iš užsienio.
Be to, elektroninis parašas suteikia papildomą apsaugą, kurios popierius neturi. Kiekvienas parašas fiksuojamas su laiko žyma ir pasirašytojo tapatybės patvirtinimu. Dokumentas apsaugotas nuo pakeitimų – bet koks bandymas jį modifikuoti po pasirašymo iškart matomas. Ginčo atveju tai tampa neginčijamu įrodymu.
Vidiniai procesai irgi keičiasi
Elektroninis parašas bankuose naudojamas ne tik klientų aptarnavimui. Vidiniai dokumentai – darbo sutartys, atitikties patvirtinimai, audito aktai, rizikos vertinimo protokolai – taip pat pasirašomi elektroniniu būdu.
Tai ypač aktualu atitikties (compliance) srityje. Kai reguliuotojas paprašo pateikti visus su konkrečiu klientu susijusius pasirašytus dokumentus, sistema juos suranda per sekundes. Popieriniu būdu tokia užklausa galėjo užtrukti dienas.
Ko galime pasimokyti iš bankų?
Finansų sektoriaus patirtis rodo keletą dalykų, aktualių bet kuriai organizacijai.
Klientų patirtis svarbi ne mažiau nei teisinis galiojimas. Bankai investuoja ne tik į parašo technologiją, bet ir į tai, kad procesas būtų paprastas ir suprantamas klientui.
Integracija su esamomis sistemomis yra būtina. Elektroninis parašas veikia geriausiai tada, kai jis įterptas į klientų aptarnavimo platformą, o ne egzistuoja kaip atskiras įrankis.
Audito pėdsakas turi vertę. Net jei reguliuotojas šiandien neklausia, rytoj gali paklausti. Kiekvienas automatiškai užfiksuotas parašas yra draudimas nuo būsimų problemų.
Bankai ir kredito unijos jau įrodė, kad elektroninis parašas gali veikti net griežčiausiai reguliuojamoje aplinkoje. Kitoms įmonėms tai gera žinia – jei tinka bankui, tikrai tiks ir jums.
